فهد بن سعيد الحارثي http://www.linkedin.com/in/fahad-al-harthy

 مفهوم إدارة الجودة هو أحد المفاهيم الإدارية الحديثة التي ترتكز على مجموعة من المعايير والمبادئ والأفكار التي ينبغي لأي إدارة أن تتبناها إذا ما أرادت  تحسين أدائها، حيث تأخذ الجودة شكل نظام إداري أو نهج شامل يقوم على مبدأ إحداث تغيرات جذرية  إيجابية لكل العمليات داخل المنظمة، ، لذلك كثير من المؤسسات اليوم تسعى الى تطبيق أنظمة الجودة ولكن غالبا لا تنتهج المسار الصحيح وفق مراحل محددة ومدروسة في بناء النظام ما يؤثر على الفعالية مستقبلاً ويجعل من النظام عبء امتثال فقط دون نتائج حقيقية .

لذلك وحتى تحقق النتائج المرجوة من تطبيق نظام إدارة الجودة أضع لك هنا (8) مراحل أساسية من المهم إتباعها على الاقل حتى تحدث الأثر المنشود وتساعدك في بناء ثقافة الجودة في المؤسسة .

اولاً : تحليل الفجوة (Gap Analysis) : يجب عليك في البداية تحديد ومقارنة مستوى الامتثال لمؤسستك مع مواصفة الايزو 9001 بدءاً من سياق المنظمة وانتهاءاً بالتحسين المستمر ، حيث تساعدك نتائج هذا التحليل على وضع خطة واضحة لبناء النظام وسد تلك الفجوات ، مع التأكيد بضرورة إشراك العاملين في هذا التحليل حتى تبدأ رحلة الجودة بفهم المتطلبات من الجميع .

ثانيا : السياسة والأهداف (Policy and Goals) يجب على المؤسسة تطوير وإعداد سياسة للجودة من خلال الادارة العليا وعقد ورش عمل مع مختلف المستويات الوظيفية وتحديد الأهداف المتكاملة للجودة ، وأحد الاخطاء التي رأيتها في هذا المحور هو بناء السياسة والأهداف بشكل منفرد ما أثر على فهم الموظفين للسياسة واعتقادهم بانها لغرض الشهادة فقط .

ثالثا :التوعية (Awareness): من المهم جدا عقد ورش توعوية وتدريبية للادارة العليا والوسطى والتشغيلية حول الجودة ما يساعد على خلق بيئة محفزة للنظام من خلال إشراك العاملين ، فلا تبدأ بتطبيق النظام دون توعوية وبناء ثقافة وكما قال بيتر دراكر ( الثقافة تأكل الإستراتجية على الافطار )

رابعا : توثيق العمليات (Documentation) : عندما تبدأ بتوثيق العمليات والإجراءات يجب التأكيد على الموظفين والإجابة على سؤال ( لماذا نوثق ) ؟ يجب توضيح أهمية التوثيق وانه ليس تنفيذا ً لمتطلبات المواصفة فقط ولكن أيضا التوثيق يساعد على توحيد الإجراءات ومراقبتها وتحسينها وفهم مدخلات كل عملية وأنشطتها والمخرجات المتوقعة ومؤشرات الاداء والمخاطر .

خامسا : تطبيق العمليات : ما بعد توثيق العمليات يجب التأكد انك تطبق ما وثقت ، ورصد فرص التحسين وإجراء التحسينات اللازمة على العملية

سادسا : التدقيق الداخلي (Internal Audit) : ما بعد تطبيق العمليات من المهم إجراء تدقيق داخلي للتأكد من المطابقة ومدى الالتزام بالمتطلبات والبحث عن فرص التحسين بالنظام ، ويجب على المؤسسة هنا إعداد وتأهيل فريق من المدققين الداخليين من مختلف التخصصات حتى يمكن للتدقيق ان يضيف قيمة للمؤسسة .

سابعا : تحليل فجوة شامل (Gap Analysis): إعادة تحليل الفجوة مهم جدا قبل مرحلة التدقيق الخارجي للتأكد من مستوى التطور مقارنة بنتائج التحليل الاول والتأكد من غلق كافة الفجوات والتأكيد على جاهزية المؤسسة لمرحلة التدقيق الخارجي .

ثامناً : التدقيق الخارجي والتحسين المستمر : بعد تنفيذ التدقيق الخارجي وحصول المؤسسة على الشهادة يجب إلا تقف عند هذا الحد بل العمل بشكل مستمر للتأكد من مدى ملائمة النظام ومراقبة التغييرات التي تحدث في النطاق او السياق وتحديث اللازم ، وحدوث حالة ركود ما بعد الشهادة له أثر سلبي ويوصل رسالة مفادها ان النظام لغرض الشهادة وليس لغرض التحسين .

ختاماً : نقول ان نظام ادارة الجودة مبني على دائرة التحسين المستمر (PDCA) ومخرجات مرحلة التدقيق ستكون مدخلات لمرحلة التخطيط للنظام ، وذلك حتى نضمن ان التحسين رحلة مستمرة وعدم إيصال رساله للعاملين ان شهادة الجودة هي الهدف ولكن التحسين هو الهدف والغاية ، وهنا أنصح بالاطلاع على مقالاتنا السابقة حول أشياء لا تفعلها بالجودة من خلال الرابط التالي https://2u.pw/JGKlLZ