المقدمة
تساعد إدارة المخاطر قادة المؤسسات في البقاء على إطلاع دائم على المخاطر الناشئة والتي تعيق تحقيق الأهداف للمنظمة وذلك في ظل التحديات العالمية والإقليمية المتزايدة والمتغييرات المتسارعة التي تقابلها زيادة الفجوة في حالة عدم اليقين نتيجة تلك المتغييرات الغير متوقعه ، لذلك تسعى مؤسسات اليوم الى تحديد تلك المخاطر من خلال عدة تقنيات ولعل أهمها ورش العصف الذهني أو ورش تحديد المخاطر .
محتوى المقال
ورش العصف الذهني
تعتبر ورش العصف الذهني أداة فعالة لتحديد المخاطر وخاصة اذا ما كانت بمشاركة أعلى المستويات القيادية بالمؤسسة وأيضا كافة أصحاب المصلحة ، لكن قبل الانطلاق وتنفيذ هذا النوع من الورش عليك معرفة ما هي التحديات المحتملة التي يمكن أن تواجهها كمسيّر للورشة ؟ وما هي الحلول المقترحة ؟ لذلك سوف نستعرض في هذا المقال أهم العناصر التي يجب التركيز عليها .
1.فهم سياق المنظمة :
أنت كمسيّر لورشة تحديد المخاطر عليك أن تكون مطلع ومدرك لسياق المنظمة مع معرفة الاتجاهات العالمية والضخمة المؤثرة في عمل المؤسسة وطبيعة نشاطها ودرجة تعقيد العمليات بها ، وبدون فهم السياق سوف تواجه تحدي كبير في جودة تحديد المخاطر وتوجية دفة الحوار ودقة المخرجات المتوقعة .
2.جودة المعلومات
دقة تحديد المخاطر يعتمد بشكل كامل على جودة المعلومات ، نوعيتها ، القدرة على اتخاذ القرار من خلالها ، ومشاركة أصحاب المصلحة ،لذلك يجب على المسيّر التأكد من جودة المعلومات المتدفقة خلال الورشة وتوجيه المجموعات نحو الاتجاه الصحيح ، لذلك لا تعتمد كليا على المخرجات من المشاركين فقط لكن يجب عليك أيضاً التأكد من درجة الإيفاء بالإحتياجات والتوقعات من قبل مقدمي هذه المعلومات ، اختر المشاركين بكل عناية ممن يعرفون المؤسسة وطبيعة عملها والقادرين على مشاركة الرأي والحوار .
3.الحياد والإصرار على الرأي
أحد أكبر التحديات التي سوف تواجهها كمسيّر هو كيف تضمن إزالة الحياد في تحديد المخاطر ؟ وكيف تضمن مشاركة الجميع ضمن المجموعة ؟ وهنا يمكنك استخدام تقنية المجموعات الاسمية مع التأكيد على ضرورة تحكم وادارة المسيّر لعملية التصويت على كل خطر ، بالاضافة الى ادارة الحوار ما بين المجموعات – ونصيحتي هنا – هي وجود مسيرين مساعدين وذلك لمساعدة المسيّر الأساسي بهدف ضمان أكبر قدر من التحكم بالنقاشات وتوجيه دفة الحوار .
4.منهجية تحديد ألاولويات
أحد التحديات الأساسية التي سوف تواجهها في تحديد المخاطر هو منهجية تحديد الاولويات وفلترة المخاطر المحددة ما بعد تجميع مجموعة كبيرة من المخاطر من المشاركين ، فالمؤسسة لن تستطيع حتما ادارة كافة تلك المخاطر ولكنها ستركز على الأولويات ، لذلك يجب عليك تحديد المنهجية المناسبة لتحليلها عبر الاعتماد على مصفوفة تحليل المخاطر الخاصة بالمؤسسة بالاضافة الى إزالة التكرار والتقاطعات وفهم اتجاهات السوق او الاقتصاد او السياسة …الخ
5. التوثيق
مخرجات ورش تحديد المخاطر غالبا ما تكون مخرجات عامة أو عبر تحديد عامل أو عاملين فقط في التاثير واداوات السيطرة والتحكم ، لذلك سوف يتولى المسيّر او الشركة المختصة عملية إعادة توثيق المخاطر باسلوب إحترافي مع إضافة كافة التاثيرات المحتملة وهذا بدورة يتطلب منك مجموعة من المهارات منها على أقل تقدير الأتي :
- المعرف الكاملة بسياق المؤسسة .
- فهم طبيعة عمليات المؤسسة ونشاطها .
- الإطلاع على الخطة الاستراتيجية والشتغيلية .
- الخبرة في المخاطر المماثلة ومنهجية توثيقها
- الاتصال والتشاور مع أصحاب المصلحة
6. الاتصال والتواصل الفعال
المسيّر الفعال يجب أن يكون متقن لعملية الاتصال والتواصل ، يتمتع بالذكاء العاطفي والقدرة والإمكانية على إدارة وتوجية الحوار والإقناع، فان تكون محترف في ادارة المخاطر لا يعني بكل الاحوال انك تتمتع بالقدرة على تسيير ورش العصف الذهني ، النصيحة الأفضل لك في حال كانت قدراتك على ادارة الحوار والسيطرة على المجموعات قليله هي الاستعانة بخبراء في مجال تسيير ورش تحديد المخاطر ثم تتولى أنت التعامل مع المخرجات مع تقديم الدعم والمساندة خلال الورشة .
الخلاصة
تحديد المخاطر قد يكون المرحلة الأصعب في عملية المخاطر لانك تبحث في اللايقين وتحلل كل ما من شأنه أن يعيق تحديد الأهداف للمؤسسة لذلك لا يمكن بكل حال من الأحوال التعامل مع هذه المرحلة بمعايير متدنية لكن يجب التأكد من توفر القدرة والمهارة اللازمة على ادارة تحديد المخاطر وبمشاركة كافة الاطراف المعنية وجودة المعلومات المتوفرة ، ويمكنك أيضا الاطلاع على مقالاتنا السابقة في هذا المجالمن خلال الرابط التالي : (7) مقالات تثري معلوماتك حول إدارة المخاطر .
